Dokumenty magazynowe rejestrują obrót towaru w magazynie, a w szczególności ewidencjonują przyjęcia i wydania. W instrukcji obsługi programu magazynowego można szczegółowo omówić każdy z tych dokumentów, opisując, jak generować, wypełniać, drukować lub eksportować informacje związane z nimi. Ponadto, instrukcja może zawierać informacje o dostępnych szablonach, konfiguracji, dostosowywaniu i przechowywaniu tych dokumentów w programie magazynowym.
Dokumenty magazynowe rejestrują obrót magazynowy związany z zakupami, sprzedażą, czyli dokumenty zewnętrzne oraz obrotem wewnątrz firmy wynikające z przyjęciem, wydaniem lub zmianą magazynu. Ponadto występuje specjalny dokument zmiany lokalizacji, związany z przemieszczaniem towaru wewnątrz magazynu – przeniesienie z jednego miejsca paletowego (adresu) na inne.
Podstawowe dokumenty magazynowe
Oto kilka podstawowych dokumentów magazynowych, które mogą być omawiane w instrukcji obsługi programu magazynowego:
- Dokument przyjęcia (POD – Proof of Delivery):
- Ten dokument jest generowany, gdy towar jest dostarczany do magazynu.
- Zawiera informacje dotyczące dostawcy, daty dostawy, numeru dostawy, szczegółów towaru i ilości.
- Dostawca oraz pracownik magazynowy podpisują ten dokument jako potwierdzenie przyjęcia towaru.
- Dokument wysyłki (DO – Delivery Order):
- Ten dokument jest generowany podczas procesu wysyłki towaru do klienta.
- Zawiera informacje o kliencie, adresie dostawy, numerze zamówienia, szczegółach towaru i ilości.
- Może zawierać również instrukcje dotyczące pakowania towaru i szczegóły przewoźnika.
- Lista przewozowa (CMR – Convention Relative au Contrat de Transport de Marchandises par Route):
- Jest to dokument używany w międzynarodowych przesyłkach drogowych.
- Zawiera informacje o nadawcy, odbiorcy, przewoźniku, szczegółach towaru, ilościach i warunkach przewozu.
- Przewoźnik i nadawca podpisują ten dokument jako potwierdzenie odbioru towaru przez przewoźnika.
- Faktura:
- Dokument finansowy, który jest generowany przy sprzedaży towaru.
- Zawiera szczegóły dotyczące sprzedawcy, nabywcy, produktów, cen, rabatów, podatków itp.
- Faktura służy do rozliczenia finansowego i księgowego transakcji.
- Raport stanu magazynowego:
- Ten raport zawiera informacje o ilościach poszczególnych produktów w magazynie.
- Może zawierać także informacje o lokalizacjach, stanie produktów (np. dostępne, zarezerwowane, niedostępne) itp.
- Raport stanu magazynowego pozwala na śledzenie i kontrolę ilości towarów w magazynie.
Dokumenty magazynowe rejestrują obrót magazynowy związany z zakupami, sprzedażą, czyli dokumenty zewnętrzne oraz obrotem wewnątrz firmy wynikające z przyjęciem, wydaniem lub zmianą magazynu. Ponadto występuje specjalny dokument zmiany lokalizacji, związany z przemieszczaniem towaru wewnątrz magazynu – przeniesienie z jednego miejsca paletowego, czyli adresu na inne.
Zrzut ekranu prezentuje interfejs użytkownika programu magazynowego Studio WMS.net, konkretnie moduł przyjęć.
Na ekranie widzimy menu z pięcioma głównymi sekcjami. Pierwsza sekcja to „Zlecenia przyjęć” z opcjami dotyczącymi nowych zleceń przyjęcia ZPZ, zleceń oczekujących oraz przeglądu wszystkich zleceń ZPZ. Druga sekcja to „Przyjęcia zewnętrzne na podst. zlecenia” z opcjami dla nowych przyjęć PZ, przyjęć PZ bufor i ogólnym przeglądem przyjęć PZ.
W trzeciej sekcji znajdują się „Przyjęcia zewnętrzne bezpośrednie” z możliwościami utworzenia nowego przyjęcia PZB, przeglądania bufora przyjęć PZB oraz wszystkich przyjęć PZB. Czwarta sekcja to „Przychody wewnętrzne” z opcjami na nowe przyjęcia PW, bufor przyjęć PW oraz przegląd wszystkich przyjęć PW. Piąta sekcja, „Inne działania”, zawiera narzędzie do importu zleceń z pliku Excel. Całość interfejsu jest uporządkowana i pozwala na szybkie nawigowanie pomiędzy różnymi rodzajami przyjęć i zleceń w systemie.
Wydanie zewnętrzne
Dokumenty magazynowe związane z wydaniem zewnętrznym to dokumenty, które są generowane w momencie wysyłki towaru do klienta lub innego odbiorcy spoza magazynu. Poniżej przedstawiam kilka przykładów takich dokumentów, które mogą być uwzględnione w instrukcji obsługi programu magazynowego:
- Dokument wysyłki (Delivery Note):
- Jest to podstawowy dokument generowany podczas procesu wysyłki towaru do klienta.
- Zawiera informacje dotyczące odbiorcy, adresu dostawy, numeru zamówienia, szczegółów towaru i ilości.
- Może zawierać również instrukcje dotyczące pakowania towaru, uwagi specjalne czy informacje o przewoźniku.
- Etykietki adresowe (Shipping Labels):
- Są to etykiety, które są naklejane na opakowania towarowe lub palety wysyłkowe.
- Zawierają informacje o adresie dostawy, numerze zamówienia, kodzie kreskowym lub innym identyfikatorze, który ułatwia identyfikację przesyłki.
- Lista pakunków (Packing List):
- Jest to szczegółowy dokument, który wskazuje zawartość każdego pakunku lub palety wysyłkowej.
- Zawiera informacje o numerze pakunku, nazwie produktu, ilości, opisie itp.
- Lista pakunków pomaga w weryfikacji zawartości wysyłki i ułatwia odbiorcy sprawdzenie dostarczonych produktów.
- Dokument przewozowy (Waybill):
- Jest to dokument wymagany przez przewoźnika w celu uruchomienia procesu transportu.
- Zawiera informacje o nadawcy, odbiorcy, szczegółach towaru, ilościach, warunkach przewozu i innym niezbędnym dane dotyczących transportu.
- Potwierdzenie dostawy (Proof of Delivery – POD):
- Jest to dokument, który potwierdza odbiór towaru przez klienta lub odbiorcę.
- Zawiera informacje dotyczące daty dostawy, odbiorcy, podpisu potwierdzającego odbiór itp.
- Potwierdzenie dostawy jest ważne dla rozliczenia transakcji i może być wykorzystywane w przypadku ewentualnych reklamacji czy sporów.
W instrukcji obsługi programu magazynowego można szczegółowo opisać proces generowania, drukowania, wysyłania i przechowywania tych dokumentów związanych z wydaniem zewnętrznym. Dodatkowo, instrukcja może zawierać informacje o personalizacji tych dokumentów, takich jak dodawanie logo firmy czy dostosowanie formatu wydruku do indywidualnych preferencji użytkownika.
Dokumenty magazynowe RW
Co ważne dokumenty wydania wewnętrznego RW, czyli rozchód wewnętrzny z magazynu wysokiego składowania, związany z dostawami do innego magazynu firmy.
Dokumenty zmiany lokalizacji
Dobrze wiedzieć, że dokumenty zmiany lokalizacji ZL (dokument wewnętrzny firmy w ramach magazynu wysokiego składowania) są związane z przeniesieniem towarów z jednego miejsca adresowego (paletowego) na inne miejsce adresowe.
Przede wszystkim dokumenty zmiany lokalizacji towaru w magazynie są ważne w celu śledzenia przemieszczeń i zmiany położenia produktów wewnątrz magazynu. Poniżej przedstawiam kilka przykładów takich dokumentów, które mogą być uwzględnione w instrukcji obsługi programu magazynowego:
- Dokument przemieszczenia towaru (Transfer Order):
- Ten dokument jest generowany, gdy towar ma być przeniesiony z jednej lokalizacji magazynowej do innej.
- Zawiera informacje dotyczące produktu, ilości, obecnej lokalizacji i docelowej lokalizacji.
- Dokument przemieszczenia towaru służy jako instrukcja dla pracowników magazynu w celu dokonania fizycznego przemieszczenia towaru.
- Dokument zmiany lokalizacji (Location Change):
- Ten dokument jest używany, gdy zmienia się lokalizacja konkretnego towaru w magazynie.
- Zawiera informacje dotyczące produktu, aktualnej lokalizacji i nowej lokalizacji.
- Dokument zmiany lokalizacji pozwala na śledzenie historii przemieszczeń towaru i utrzymanie dokładnych danych o położeniu produktów.
- Lista lokalizacji (Location List):
- Jest to raport lub lista, która przedstawia wszystkie lokalizacje magazynowe wraz z informacjami o przypisanych do nich produktach.
- Zawiera informacje dotyczące kodu lokalizacji, typu lokalizacji (np. półka, regał), pojemności, ilości przechowywanych produktów itp.
- Lista lokalizacji pomaga w zarządzaniu magazynem i ułatwia identyfikację miejsc przechowywania towarów.
Dokumenty magazynowe Mm, Mw, Mp
Specyficzna odmiana dokumentów magazynowych
Studio WMS.net oferuje zaawansowane rozwiązania dla dokumentów magazynowych. Przede wszystkim system WMS umożliwia obsługę specyficznych dokumentów Mw i Mp. Ponadto te dokumenty stanowią istotne narzędzie w przesunięciach międzymagazynowych.
Oprogramowanie magazynowe od SoftwareStudio pozwala na precyzyjne śledzenie towaru w drodze. Co więcej, dzięki dokumentom Mw i Mp, program magazynowy umożliwia lepszą kontrolę nad przepływem produktów między magazynami. Warto zaznaczyć, że takie rozwiązanie znacząco usprawnia proces bilansowania ilości wydanych z przyjętymi. Niewątpliwie wykorzystanie tych specjalistycznych dokumentów w systemie WMS przyczynia się do optymalizacji procesów logistycznych. Dlatego też firmy poszukujące efektywnych narzędzi do zarządzania magazynem powinny rozważyć wdrożenie Studio WMS.net, które oferuje takie zaawansowane funkcje.
Dokumenty przesunięć międzymagazynowych są używane do śledzenia i potwierdzania przemieszczeń towarów pomiędzy różnymi magazynami w firmie lub lokalizacjami. Oto kilka przykładów takich dokumentów, które mogą być uwzględnione w instrukcji obsługi programu magazynowego:
- Dokument przesunięcia międzymagazynowego (Inter-Warehouse Transfer):
- Ten dokument jest generowany, gdy towar ma zostać przeniesiony z jednego magazynu do innego w ramach firmy.
- Zawiera informacje dotyczące produktu, ilości, magazynu źródłowego i docelowego, daty przesunięcia itp.
- Dokument przesunięcia międzymagazynowego służy jako instrukcja dla personelu magazynowego w celu dokonania fizycznego przemieszczenia towaru między magazynami.
- Dokument wewnętrznego zlecenia przesunięcia (Internal Transfer Order):
- Jest to dokument wewnętrzny, który służy do zarządzania przemieszczeniem towarów między różnymi oddziałami lub lokalizacjami w firmie.
- Zawiera informacje dotyczące produktu, ilości, lokalizacji źródłowej i docelowej, daty przesunięcia itp.
- Dokument wewnętrznego zlecenia przesunięcia pomaga w monitorowaniu przemieszczeń towarów w ramach firmy i utrzymaniu dokładnych danych dotyczących położenia produktów.
- Lista przesunięć międzymagazynowych (Inter-Warehouse Transfer List):
- Jest to raport lub lista, która przedstawia wszystkie przemieszczenia między magazynowe, które zostały wykonane lub są w trakcie realizacji.
- Zawiera informacje dotyczące produktu, ilości, lokalizacji źródłowej i docelowej, daty przesunięcia itp.
- Lista przesunięć międzymagazynowych pozwala na śledzenie historii przemieszczeń między magazynowych i kontrolę statusu przesunięć.
Komisjonowanie – order picking
Dokumenty komisjonowania towarów są używane w procesie przygotowywania zamówień lub kompletowania towarów dla klientów. Te dokumenty służą do śledzenia i potwierdzania komisjonowania towarów z magazynu. Poniżej przedstawiam kilka przykładów takich dokumentów, które mogą być uwzględnione w instrukcji obsługi programu magazynowego:
- Lista komisjonowania (Picking List):
- Jest to podstawowy dokument generowany podczas procesu komisjonowania towarów.
- Zawiera informacje dotyczące zamówienia, produktów, ilości, lokalizacji, z których należy pobrać towary itp.
- Lista komisjonowania jest używana przez pracowników magazynu do identyfikacji produktów i pobrania ich z odpowiednich lokalizacji.
- Karta komisjonowania (Picking Card):
- Jest to indywidualna karta dla każdego komisjonowanego zamówienia.
- Zawiera szczegółowe informacje dotyczące produktów, ilości, lokalizacji, danych klienta, instrukcji komisjonowania itp.
- Karta komisjonowania jest przypisywana pracownikowi magazynu, który jest odpowiedzialny za kompletowanie konkretnego zamówienia.
- Raport zakończenia komisjonowania (Picking Completion Report):
- Jest to raport generowany po zakończeniu procesu komisjonowania towarów.
- Zawiera informacje dotyczące zamówień, ilości komisjonowanych towarów, czasu realizacji itp.
- Raport zakończenia komisjonowania pozwala na monitorowanie efektywności procesu komisjonowania i może być wykorzystywany do rozliczeń i analizy wydajności.
- Etykiety komisjonowania (Picking Labels):
- Są to etykiety, które są naklejane na komisjonowane produkty lub opakowania.
- Zawierają informacje takie jak nazwa produktu, kod kreskowy, ilość itp.
- Etykiety komisjonowania ułatwiają identyfikację i segregację komisjonowanych towarów w magazynie.
W jaki sposób Studio WMS.net obsługuje przepakowanie towarów?
System magazynowy WMS od SoftwareStudio oferuje kompleksowe rozwiązanie dla procesu przepakowania towarów. Przede wszystkim oprogramowanie magazynowe umożliwia rejestrację przepakowania za pomocą dwóch kluczowych dokumentów. Ponadto Studio WMS.net zapewnia dokładne śledzenie ruchu towarów podczas tego procesu.
Program magazynowy wykorzystuje dokument Rw do rejestracji rozładunku palet. Co więcej, system WMS używa dokumentu Pw do załadunku towaru na nowe palety. Warto podkreślić, że Studio WMS.net oznacza dokumenty wydania do przepakowania specjalnym statusem „P”. Niewątpliwie takie rozwiązanie ułatwia identyfikację i zarządzanie procesem przepakowania. Dlatego też firmy poszukujące efektywnego narzędzia do obsługi złożonych operacji magazynowych powinny zwrócić uwagę na możliwości, jakie oferuje oprogramowanie magazynowe od SoftwareStudio.
